Инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей

Уважаемые покупатели, вашему вниманию предлагается Инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей на складе Поставщика.

Доверенность на получение ТМЦ изготавливается в письменной форме (желательно на фирменном бланке организации) в произвольной форме (скачать бланк для заполнения). Возможно использование унифицированных форм № М-2 и М-2а, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а, однако, это не обязательно и мы не рекомендуем их использовать для получения техники.

Покупатель может использовать любую иную форму доверенности, более привычную для него, но он обязательно должен указать в ней все необходимые реквизиты в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Обязательными требованиями и реквизитами к составляемой организацией доверенности являются:

• письменная форма;
• наличие даты выдачи (доверенности без даты ничтожна) ;
• наличие подписи руководителя или  подписи иного уполномоченного руководителем лица (на которого также должна быть надлежащим образом оформленная и заверенная  доверенность);
• кем выдана доверенность: полное наименование юридического лица либо ФИО индивидуального предпринимателя, ИНН или ОГРН;
• кому выдана доверенность - фамилия, имя, отчество, паспортные данные;
• полномочия представителя (функции, которые возлагаются на него и список документов, который он уполномочен подписывать);
• срок действия доверенности (если срок действия доверенности не указан, то по умолчанию, она считается выданной на один год).

Доверенность  также может быть подписана с помощью  квалифицированной электронной подписи (КЭП) и передана Поставщику  через систему электронного документооборота (Контур, Такском, Тензор, Астрал и т.п.). В этом случае письменная форма доверенности считается соблюденной. Мы приветствуем работу с документами по ЭДО и предлагаем нашим Покупателям также использовать этот способ взаимодействия для оперативного и надежного  обмена доверенностями и любыми другими документами.

Обращаем ваше внимание! 

• При передаче доверенности, оформленной с нарушением требований Договора и Законодательства РФ или не позволяющей идентифицировать лицо, выдавшее доверенность или представителя Покупателя, срок Отгрузки Товара переносится.

Во избежание подобных ситуаций Покупателю достаточно соблюдать пару простых вещей:

• если доверенность передается по ЭДО, то Покупатель направляет её Поставщику до момента Отгрузки Товара.  Если доверенность оформляется в виде бумажного оригинала, то Покупатель направляет её скан-копию Поставщику по эл. почте не позднее дня предшествующего Отгрузке Товара; 
•  Вместе с доверенностью Покупатель не позднее дня предшествующего Отгрузке Товара направляет Поставщику по ЭДО документы, подтверждающие полномочия и подпись лица, выдавшего доверенность, в тех случаях когда:

- Договор подписан по ЭДО, а доверенность будет выдана в виде бумажного оригинала;
- Доверенность на получение Товара выдаст лицо, действующее по доверенности (не гендиректор);
- Приемку Товара будет осуществлять  гендиректор Покупателя, действующий без доверенности.

  Выбрать складской погрузчик    Подобрать технику на склад

Порядок отпуска ТМЦ по доверенности

При отпуске ТМЦ на складе Поставщика, до начала отгрузки  представитель Покупателя должен представить менеджеру склада оригинал паспорта и правильно оформленный оригинал доверенности. Данные в доверенности должны совпадать с данными в паспорте гражданина РФ, который предъявляется при получении товара. Оригинал доверенности передается Поставщику.

Отпуск товарно-материальных ценностей  не производится в случаях:

1. предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
2. предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;
3. непредъявления паспорта, указанного в доверенности;
4. окончания срока, на который выдана доверенность;
5. аннулировании/отзыве доверенности.

Оттиск печати должен быть разборчивым, не допускается использование печатей воспроизведенных с помощью струйных принтеров и/или другим типографским способом.                   

Наименование организации, ИНН или регистрационный номер в печати должны читаться однозначно.

Пример оформления доверенности в произвольной форме

Скачать бланк доверенности на получение материальных средств (в Word, doc)

   

Доверенности по формам № М-2 и М-2а 

В целях защиты интересов наших клиентов, мы не производим отгрузку техники с использованием бумажных доверенностей по формам № М-2 и М-2а. Рекомендуем использовать произвольную форму доверенности с отправкой по ЭДО.

Доверенности по формам М-2 и М-2а должны содержать:

• Полное или сокращенное наименование организации, выдающей доверенность, в соответствии с тем, как оно указывается в учредительных документах, с указанием организационно-правовой формы;
• Код организации по ОКПО, который присваивается ей государственными регистрирующими и статистическими органами;
• Регистрационный номер доверенности, согласно журналу учета документации на предприятии;
• Дату составления доверенности. Дата составления доверенности не может быть ранее даты обосновывающего документа (счёт поставщика материальных ценностей);
• Срок действия доверенности. Доверенность должна быть действительной на момент её предъявления;
• Наименование потребителя и его адрес: ИНН, полное или сокращенное наименование организации, с указанием организационно-правовой формы, полный юридический адрес;
• Наименование плательщика и его адрес: ИНН, полное или сокращенное наименование организации, с указанием организационно-правовой формы, полный юридический адрес;
• Банковские реквизиты плательщика;
• Сведения о доверенном лице. Фамилия, Имя, Отчество указывается полностью без сокращений. Паспортные данные с обязательным указанием номера, серии, даты выдачи, наименования учреждения, выдавшего документ;
• Полное или сокращенное наименование организации, с указанием организационно-правовой формы, у которой нужно получить материальные ценности по данной доверенности;
• Наименование, номер и дата документа, по которому нужно получить материальные ценности (счёт поставщика материальных ценностей). Вписанные в доверенность реквизиты документов, служащих основанием для отпуска материальных ценностей, заменяют собой перечень материальных ценностей, подлежащих получению. В этом случае перечень материальных ценностей, подлежащих получению, не заполняется, а в таблице ставятся прочерки. Если же в доверенности не указан документ, на основании которого доверенное лицо будет получать материальные ценности от поставщика, либо в этом документе нет перечня материальных ценностей и их количества, соответствующие данные нужно указать в перечне материальных ценностей, подлежащих получению. Перечень материальных ценностей, единица измерения и количество, подлежащих получению, указывается обязательно прописью. Оставшееся пустое место в таблице после заполнения обязательно прочеркивается;
• В случае, если планируется частичное получение материальных ценностей, указанных в счете, то необходимо заполнить перечень товаров и их количество в соответствии с обозначениями, указанными в счете поставщика;
• Подпись доверенного лица, получившего доверенность;
• Подпись руководителя организации, выдавшей доверенность. Подпись и расшифровка обязательно;
• Подпись главного бухгалтера организации, выдавшей доверенность. Подпись и расшифровка обязательно;
• Печать организации, выдавшей доверенность.

Исправления, подчистки, помарки в доверенности не допускаются.

Подписи руководителя, главного бухгалтера, уполномоченного лица на доверенности выполняются шариковой ручкой контрастными чернилами  голубого, или фиолетового цвета. Не допускается простановка подписей методом факсимиле (штамп), распечатка отсканированных подписей, простановка подписей иными полиграфическими способами.

Оттиск печати должен быть разборчивым, не допускается использование печатей воспроизведенных с помощью струйных принтеров и/или другим типографским способом. Наименование организации, ИНН или регистрационный номер в печати должны читаться однозначно.

В доверенности не запрещено указывать дополнительные сведения.

Предъявление доверенности с любым из недостатков, указанных выше приводит к отказу в выдаче товара до момента устранения недостатков.

Доверенность на получение материальных ценностей не будет обладать юридической силой в следующих случаях:

• Бланк доверенности не отвечает установленным нормам и требованиям;
• Доверенность не имеет обязательных реквизитов.
• Предъявление доверенности, имеющей поправки и помарки.
• Вместо полного имени и отчества лица, на которое выписана доверенность, указаны только инициалы. Унифицированные формы доверенности предполагают указание полного имени и отчества.
• В банковских реквизитах отсутствует наименование кредитной организации.
• Указано только наименование и номер документа, в соответствии с которым производится отпуск. Для того, чтобы реквизиты считались заполненными правильно, необходимо указание даты документа.
• Окончание срока, на который выдана доверенность.
• Доверенность не содержит образец подписи лица, на имя которого она выписывалась (для доверенностей по формам М-2 и М-2а).
• Предъявитель доверенности не имеет в наличии паспорта, данные которого указаны в документе.
• Не указана организационно-правовая форма или иной дополнительный признак, позволяющий однозначно установить юридическое лицо, выписавшее доверенность.
• Дата выдачи доверенности является обязательным реквизитом. Отсутствие даты выдачи в любом случае делает доверенность ничтожной.
• Доверенность без печати выдавшей её организации.
• Получение сообщения получателя об аннулировании доверенности.

Помните, что бланк доверенности необходимо заполнять полностью. Даже пустые графы документа должны содержать прочерки.

---

UPD 01: При заполнении доверенности на гражданина зарубежного государства, вы должны брать данные именно из паспорта гражданина, а не из патента. Причем вписать данные необходимо именно на том языке, на котором они указаны в самом паспорте.
Напоминаем, что отгрузка товара производится только при предъявлении оригинала доверенности (доверенность остается у Поставщика) и паспорта.
Патент лишь подтверждает право осуществлять трудовую деятельность в РФ.
Если же вы хотите указывать в доверенности полные данные паспорта и данные из патента, то рекомендуем воспользоваться свободной формой доверенности, размещенной у нас на сайте. 

---

Пример заполнения доверенности по форме М-2 (применимо к М-2а)

Перечень материальных ценностей, подлежащих получению

ДАННЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ОТМЕЧЕНЫ КРАСНЫМ ЦВЕТОМ

Скачать доверенности по форме м2а

Доверенность на получение ТМЦ по форме № М-2а (Word, doc)

Доверенность на получение ТМЦ по форме № М-2а (Excel, xls)

Многоразовые (долгоиграющие) доверенности

Многоразовая доверенность — это документ, который уполномочивает поверенного совершать однородные многократные действия в течение определённого периода времени. Например, водитель предприятия может иметь доверенность на неоднократное получение товаров у разных продавцов.

Несмотря на ряд преимуществ такого рода доверенностей ООО «Склад.ру» не приветствует их применение при  сдаче-приемке техники и запчастей. 

Основным минусом  многоразовых доверенностей является то, что доверитель не всегда знает в каких конкретно организациях может «всплыть» такая доверенность и не может оперативно отозвать доверенность у уволенного сотрудника или сотрудника утратившего доверие.

В целях защиты интересов покупателей и недопущения отгрузки товара неуполномоченным лицам ООО «Склад.ру» рекомендует придерживаться следующего алгоритма действий с многоразовыми доверенностями:

 

- Направляйте нам многоразовые доверенности только по ЭДО.

- Желательно, чтобы доверенность сначала была подписана собственноручно руководителем компании и на ней стоял оттиск печати, сделан цветной скан, и уже следом она была бы подписана по ЭДО электронной подписью руководителя или уполномоченного лица с использованием МЧД (машиночитаемой доверенности).

- ООО «Склад.ру» принимает многоразовые доверенности только для отгрузки запасных частей. Для отгрузки техники принимаются только разовые доверенности со ссылкой на реквизиты договора купли-продажи,  наименование и модель техники. В исключительных случаях отгрузка техники допускается по многоразовой доверенности, но только в том случае, если указанная доверенность будет передана по ЭДО накануне или в день отгрузки.

- Срок  действия многоразовой доверенности  -  старайтесь устанавливать до конца текущего календарного конца (31 декабря). Это удобно для одномоментного отслеживания и обновления полномочий поверенного. Однако в любой момент ООО «Склад.ру» вправе просить покупателя «обновить» (выслать заново)  доверенность по ЭДО (с приостановкой отгрузки до момента получения доверенности по ЭДО);

- При выдаче бумажной многоразовой доверенности желательно ставить подпись руководителя компании (факсимиле не допускается!). Чтобы многократно получать ТМЦ за подписью не руководителя, просим приложить доверенность на подписанта (заверенную руководителем компании), а также согласовать эту доверенность с нами заранее до отгрузки.

- Обязательно указывайте тип/вид получаемых ТМЦ  – на пример, запчасти, шины, вилы на погрузчики, штабелеры тележки и др.  складскую технику

- Старайтесь не выдавать одну доверенность на нескольких лиц;

- В случае прекращения  полномочий поверенного или отзыве доверенности Покупатель обязан уведомить об этом ООО «Склад.ру» по ЭДО, а также известить звонком или по электронной почте. В противном случае ООО «Склад.ру» не несет ответственности за отгрузку ТМЦ представителям покупателя, на которых нет отзыва доверенности.

Отзыв доверенности

Доверитель может в любой момент отозвать доверенность. Это осуществляется тем же способом и в той же форме, которым изначально выдается доверенность. Если Вы подписали доверенность по ЭДО или подписали  оригинал на бумаге, то отзыв доверенности направьте нам также по ЭДО или передайте бумажный оригинал отзыва. 

Таким образом, доверенность в руках представителя после ее отмены (получения ООО «Склад.ру» отзыва доверенности) теряет юридическую силу.

Рекомендуем заранее сообщать нашим менеджерам по телефону или электронной почте обо всех планируемых отзывах доверенностей, чтобы мы могли оперативно принять меры по недопущению отгрузки товара неуполномоченных лицам. В противном случае все риски  и последствия лягут на плечи покупателя.

МЧД – машиночитаемая доверенность.

Она подтверждает право представителя компании подписывать документы в ЭДО.

При наличии МЧД представитель компании подписывает документы от имени организации личным сертификатом, выпущенным на физлицо.

Главные правила МЧД:

- составляется в виде xml-файла (обратитесь к своему оператору ЭДО для настройки МЧД);

- в ней необходимо проставить дату, наименование и номер документа, паспортные данные доверителя и доверенного лица  и т.п.;

- указываются полномочия (рекомендуем указывать полномочия в произвольной форме, а не с помощью классификатора Минцифры);

 -заверяется электронной подписью руководителя организации;

- МЧД можно отозвать.

Перед подписанием/отправкой документов по ЭДО в адрес ООО «Склад.ру» убедитесь, что в МЧД указаны все необходимые полномочия на подписание отправляемых документов!

Решение спорных ситуаций

Уважаемые покупатели, если у вас возникли вопросы по оформлению доверенности, обращайтесь к менеджеру, с которым вы работаете по конкретной сделке.

Если у вас возникли разногласия по доверенности при получении товара на складе, обращайтесь к начальнику склада.
Также вы можете написать жалобу на сайт на имя генерального директора, которая будет рассмотрена в течение 1-2-х рабочих дней.